27. november 2003 KM-projektgruppe

Notat vedr. fællesfondens budget 2004

Kirkeministeriet har i forbindelse med projektgruppens arbejde fremsendt budgetforslag for 2004 vedr. fællesfonden. Budgetforslaget har givet anledning til en række spørgsmål, jf. projektgruppens skrivelse af 4. september, som Kirkeministeriet besvarede i skrivelse af 11. september og i forbindelse med mødet d. 24. september vedr. budget 2004.

 

Et af projektgruppens opgaver for arbejdet i Kirkeministeriet er udarbejdelse af en plan for genetablering af en passende kassebeholdning i fællesfonden samt væsentlig nedbringelse af fællesfondens lån og leasingforpligtelser inden 2007.

 

I nærværende notat gennemgås udvalgte budgetposter, som har givet anledning til bemærkninger og endvidere fremsættes forslag til yderligere besparelser på en række af disse områder. Slutteligt fremsættes en række bemærkninger og forslag til budgettets struktur og budgetteringsprincipper.

 

Datagrundlaget for den gennemførte analyse udgør dels Kirkeministeriets forslag til budget for 2004 af 23. april 2003 og dels af Årsrapport for fællesfonden 2002. Endvidere har projektgruppen anvendt opgørelser over det realiserede årsværksforbrug for præster i 2002 og opgørelser over det forventede antal pensions- og understøttelsesmodtagere i 2004. Disse oplysninger er indhentet i stiftsadministrationerne, via Kirkeministeriet, på projektgruppens foranledning. 

 

Sammenfatning

Gennemgangen af fællesfondens budgetforslag for 2004 har foranlediget projektgruppen til at fremsætte en række forslag til yderligere besparelser og budgetmæssige korrektioner i 2004.

Nedenstående tabel opsumerer projektgruppens forslag

 

 

 

 

 

Samlet set vurderer projektgruppen, at det er muligt at forbedre driftsresultatet i 2004 med minimum 41,906 mio. kr., heraf merindtægter for 18,600 mio. kr. og mindreudgifter for 23,306 mio. kr., i forhold til Kirkeministeriets budgetforslag af 23. april. Såfremt Kirkeministeriet følger projektgruppens forslag til korrektioner, vil det samlede overskud i 2004 udgøre minimum 61,754 mio. kr.  Hertil kommer eventuelle yderligere besparelser på IT-området og i forhold til stiftsadministrationerne, som projektgruppen ikke har kunnet kvantificere på det foreliggende grundlag. Den estimerede forbedring i driftsresultatet er sammensat som følger:

 

·     Indtægter – 18,6 mio. kr.. Projektgruppen anbefaler, at ansvar /arbejdsskade forsikring overgår til lokal finansiering, hvilket vil tilføre Fællesfonden merindtægter på 18,6 mio. kr. Dette bl.a. under henvisning til, den forventede besparelse for de lokale kirkekasser ved overgangen til DNK[1]. 

·     Præsteudgifter – 3,7 mio. kr. Projektgruppen vurderer på baggrund af de tilvejebragte oplysninger om årsværksforbruget i 2002, at der kan indhøstes besparelser på 3,7 mio. kr. ved at reducere årsværksforbruget til det på finansloven angivne niveau.

 

·     Stiftsadministrationerne – Projektgruppen vurderer på baggrund af den gennemførte benchmarking undersøgelse for 2002, at der kan indhøstes yderligere besparelser i stiftsadministrationerne. Projektgruppen har i bilag 1 estimeret et besparelsespotentiale på mellem 2,5-7,3 mio. kr., som dog er forbundet med en vis usikkerhed. Inden besparelsespotentialet indhøstes, bør der foretages en nærmere analyse af de konstaterede forskelle, som fokuserer på årsagen til variationerne. Det anbefales, at Kirkeministeriet igangsætter en sådan analyse med det klare sigte at indhøste yderligere besparelser på området. Det anbefales, at benchmarkanalysen foretages i samarbejde med stifterne, men udføres af en ekstern konsulent.

·     Udligningstilskud – 8,9 mio. kr. Projektgruppen anbefaler, at Kirkeministeriet ikke udmønter restudligningsbeløbet i 2004 (8,9 mio. kr.) men udelukkende det ordinære udligningstilskud (83,6 mio. kr.) med henblik på en konsolidering af fællesfondens økonomi.

·     Øvrige fællesudgifter – 6,5 mio. kr. Projektgruppen anbefaler, at den indbudgetterede budgetreserve på 6,5 mio. kr. (IT: 1,5 mio. kr. & Forsikring: 5 mio. kr.) fjernes fra budgettet. Det skal bemærkes, at Kirkeministeriet har forhøjet budgettet med 1,461 mio. kr. i forhold til det oprindelige budgetforslag af 23. april 2003.

·     Folkekirkens IT – 6 mio. kr. Projektgruppen anbefaler, at der indhøstes yderligere besparelser på IT-området på minimum 6 mio. kr., svarende til værdien af de påtænkte genanskaffelse af IT-udstyr m.v., der ellers er forudsat lånefinansieret i Kirkeministeriets budgetforslag af 23. april. Besparelsen bør indhøstes dels som følge af de stærkt reducerede udgifter til DNK Etablering (fald på ca. 10 mio. kr. fra 2003 til 2004) og dels som følge af besparelsen i forbindelse med insourcingen af IT-kontoret, som har fuld budgetmæssig effekt i 2004.

·     Folkekirkens forsikringsordning – 3,8 mio. kr. Projektgruppen anbefaler, at der budgetteres med den gennemsnitlig forsikringsrisiko(udgift) frem for den maksimale risiko(udgift).

• Tilskud. Projektgruppen anbefaler, at der indbudgetteres 0,6 mio. kr. til lønadministration. Opgaven varetages af Undervisningsministeriet på vegne af Kirkeministeriet.

·     Generel reserve – 5. mio. kr. Projektgruppen anbefaler, at der indarbejdes en generel reserve i budgettet (f.eks. 5 mio. kr.) til afholdelse af uforudsete merudgifter - primært til forsikring.

 

Ad ”Præsteudgifter”

Det er projektgruppens overordnede vurdering, at grundlaget for budgettering vedr. præstelønninger er utilstrækkeligt. Den nuværende budgettering foretages med udgangspunkt i en simpel PL-regulering af budgettet for 2003.

 

Med henblik på at belyse budgetforudsætningerne nærmere har projektgruppen anmodet Kirkeministeriet om at levere oplysninger om det realiserede årsværksforbrug i 2002 – oplysningerne fremgår af tabel 1.

 

Tabel 1 Årsværksforbrug i 2002 – normeret vs. realiseret

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Af tabel 1 fremgår det, at stifterne har realiseret flere årsværk (2.030) end der er forudsat på finansloven for 2002 (1.993). Overskridelsen udgør 37,1 årsværk eller knap 2 pct. Det skal dog bemærkes, at en del af overskridelsen skyldes brug af barselsvikarer (estimeret til 17,1 årsværk[2]), der ikke indgår i den på finansloven anførte normering. Endvidere skal det bemærkes, at der er betydelige variationer mellem de enkelte stifter – både i op- og nedadgående retning.

 

Årsværksforbruget i tabel 1 er finansieret af henholdsvis fællesfonden og af finanslovsbevillingen (§22.21.03). I tabel 2 er årsværksforbruget ekskl. Færøerne fordelt mellem hhv. fællesfond og statsbevilling.

 

Tabel 2 Fordeling af årsværk mellem fællesfond og statsbevilling

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I tabel 3 fremgår det budgetterede og realiserede lønsumsforbrug ekskl.

Pension og ekskl. Færøerne for 2002 ligesom de gennemsnitlige

lønudgifter for fællesfonden er beregnet.

 

Tabel 3 Lønudgifter ekskl. pension og Færøerne i 2002 (tkr.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I forhold til budget 2004 er det projektgruppens vurdering, at budgettet vedr. præstelønninger kan reduceres i forhold til Kirkeministeriets budgetforslag af 23. april. Såfremt situationen i 2004 ser ud som i 2002, hvilket er sandsynligt i lyset af at normeringen er uændret, kan Kirkeministeriet indhøste besparelser i 2004 svarende til 3,7 mio. kr. ved at reducere årsværksforbruget til det på finansloven anførte, jf. tabel 4.

 

Tabel 4 Besparelsespotentiale for fællesfonden i 2004 (2004 priser – tkr.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Besparelsen forudsætter for det første, at det faktiske årsværksforbruget inkl. ordinære vikarer reduceres til det på Finansloven angivne niveau (1.972 årsværk ekskl. Færøerne, jf. tabel 2) – svarende til en reduktion vedr. fællesfonden på ca. 10 årsværk[3].

For det andet forudsættes det, at udgiften til barselsvikarer og godtgørelser svarer til niveauet i 2002 (PL reguleret) og for det tredje at den gennemsnitlig årsværkspris ekskl. godtgørelser udgør på maksimalt 389.000 kr. (2004-priser), jf. tabel 3.

 

Ad ”Pensioner/understøttelse”

Det er projektgruppens overordnede vurdering, at grundlaget for budgettering vedr. pensioner/understøttelse til kirke- og kirkegårdsfunktionærer er utilstrækkeligt.

 

Med henblik på at belyse budgetforudsætningerne nærmere har projektgruppen anmodet Kirkeministeriet om at levere oplysninger om det forventede antal modtagere af pension og understøttelse i 2004 – oplysningerne fremgår af tabel 5.

 

Tabel 5 Modtagere af pension og understøttelse – 2002 vs. 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Af tabel 5 fremgår det, at antallet af modtagere af pension og understøttelse er steget med 2,7 pct. fra 2002 til 2004. Det skal endvidere bemærkes, at pensionisternes andel af det samlede antal pensions- og understøttelsesmodtagere er vokset fra 51 pct. i 2002 til 55 pct. i 2004, hvilket har betydning rent udgiftsmæssigt, idet den gennemsnitlige pension er højere end den gennemsnitlige understøttelse. Udviklingen i udgifterne på området fremgår af tabel 5.

 

Tabel 6 Udgifter til pension og understøttelse

 

 

 

 

Sammenholdes tabel 5 og 6 ses det, at udgifterne i faste priser er steget med 3,5 pct., mens antallet af modtagere af pension og understøttelse er steget med 2,7 pct. i perioden fra 2002 til 2004.

At udgifterne er steget mere end antallet af støttemodtagere, kan formentlig tilskrives det faktum, at pensionernes relative andel af det samlede antal modtagere af enten pension eller understøttelse er steget i perioden.

 

På baggrund af ovenstående analyse må det umiddelbart konkluderes, at budgettet for 2004 på 65 mio. kr. forekommer realistisk. Projektgruppen anbefaler dog, at Kirkeministeriet foretager en opgørelse af de gennemsnitlige pensions- og understøttelsesudgifter pr. person for 2002 med henblik på at udarbejde et mere præcist skøn over udgifterne i 2004. 

 

Kirkeministeriet har oplyst, at man fra og med 2005 påtænker at opkræve et pensionsbidrag på 15 pct. fra kirkekasserne for derved at påføre kirkekasserne både løn- og pensionsudgift for tjenestemandsansatte kirkefunktionærer.

 

Projektgruppen kan tilslutte sig dette forslag, særligt i lyset af den uhensigtsmæssige incitamentsstruktur, der hersker for indeværende. På nuværende tidspunkt betaler Fællesfonden pensionsudgifterne til ansatte på tjenestemandsvilkår, hvilket potentielt kan ”motivere” menighedsrådene til tjenestemandsansættelser, idet kirkekasserne hermed sparer udgiften til pension.

 

Endvidere anbefaler projektgruppen, at Kirkeministeriet overvejer muligheden for adfærdsregulering allerede i 2004, således at der udvises tilbageholdenhed med hensyn til godkendelse af tjenestemandsstillinger, som det ligeledes er den generelle praksis på det statslige område. Herigennem kan fællesfondens fremtidige udgifter til pensioner reduceres.

 

Ad  Stiftsadministrationen ”Løn, godtgørelser” og ”Drift”

Det er projektgruppens overordnede vurdering, at grundlaget for budgettering vedrørende løn, godtgørelser og drift i stiftsadministrationen er utilstrækkeligt.

 

Den nuværende budgettering er foretaget med udgangspunkt i en simpel PL-regulering af budgettet fra 2003. Baggrunden for budgettet er forhandlinger med de enkelte stiftsadministrationer ultimo 2000, der siden er blevet PL-reguleret. Ifølge Kirkeministeriet er der ikke tidligere foretaget sammenligninger af stifternes ressourceforbrug til blandt andet løn og godtgørelser. Der ligger således ingen aktivitetsforudsætninger til grund for budgetteringen af udgifter til stiftsadministrationerne i 2004.  

 

Benchmarking af stiftsadministrationerne

Projektgruppen har på den baggrund foretaget en benchmarking af stifternes ressourceforbrug i 2002.

 

I bilag 1, 2 og 3 har projektgruppen med udgangspunkt i stiftsadministrationernes ressourceforbrug samt anvendte årsværk foretaget en simpel benchmarking af udgiftsforbruget pr. årsværk i 2002. Udgangspunktet for benchmarkingen er, at stifterne tilnærmelsesvist har den samme opgaveportefølje og dermed det samme behov for løn- og driftsudgifter pr. årsværk.

 

På baggrund af resultaterne af benchmarking undersøgelsen har projektgruppen endvidere udregnet besparelsespotentiale i forhold til følgende scenarier:

·     Best-practice. De 9 dyreste stifter reducerer udgifterne pr. årsværk til det samme niveau som det billigste stift.

 

·     Average-practice. De stifter, der har udgifter pr. årsværk, som ligger højere end gennemsnittet, reducerer udgifterne til det gennemsnitlige niveau på tværs af stifterne samtidig med, at de billigste stifter (dem der ligger under gennemsnittet) bibeholder deres nuværende udgiftsniveau.

 

Analysen viser, for det første at der er stor variation i de gennemsnitlige lønudgifter pr. årsværk mellem stifterne. For det andet viser analysen, at der ligeledes er store variationer i de gennemsnitlige driftsudgifter[4] pr. årsværk mellem stifterne. For det tredje viser analysen et betydeligt besparelsespotentiale for fællesfonden, hvis stifternes performede i henhold til ovenstående scenarier. 

 

Det skal understreges, at den gennemførte benchmarking undersøgelse ikke giver noget grundlag for at pege på årsagerne til de konstaterede forskelle. Forskellene kan skyldes en række styrbare og ikke-styrbare faktorer for det enkelte stift, ligesom forskellene kan skyldes variationer/fejl i de regnskabsmæssige registreringer. De styrbare faktorer kan f.eks. være den interne ressourceprioritering og arbejdstilrettelæggelse, mens de ikke-styrbare faktorer kan være antallet af "vanskelige" sager.

 

På trods af disse forbehold indikerer resultatet, efter projektgruppens opfattelse, at der er mulighed for at indhøste yderligere besparelser i visse af stiftsadministrationernes drift i 2004 og fremefter. Fastsættelsen af størrelsen på det faktiske besparelsespotentiale forudsætter en mere dybdegående analyse end ovenstående, idet der som nævnt ovenfor kan være ”naturlige” forklaringer på visse af de konstaterede forskelle mellem stifterne – f.eks. regionale forskelle i aktivitetsniveauet.  

 

Projektgruppen anbefaler på baggrund heraf, at Kirkeministeriet

foretager en yderligere vurdering af de enkelte stifters budgetter og

klargør hvilke aktivitetsforudsætninger, der ligger til grund herfor

(f.eks. hvilke forudsætninger, der er bestemmende for

lønsumsrammen til et givent stift). Det anbefales, at benchmark-

analysen foretages i samarbejde med stifterne, men udføres af

en ekstern konsulent.

 

Kirkeministeriets forudsatte besparelse på driften af stiftsadministrationerne

Kirkeministeriet anfører i besvarelse af 11. september, at der i forhold til det oprindelige budget for 2003 i lighed med den generelle besparelse på statens område ifm. 2002 finansloven er foretaget en besparelser på 5 pct. efter prisregulering med 1,6 pct. i 2004.

Sammenligningen med det statslige område er ikke korrekt. Besparelsen ifm. 2002-finansloven på henholdsvis 1, 3, 5 og 7 procent i perioden fra 2002 til 2005 vil være i forhold til det i 2002 forudsatte niveau for de enkelte år. I 2004 vil det samlede sparekrav således være på 5 pct. ift. det tidligere 2002 bevillingsniveau (før 1 pct. besparelsen i 2002). Besparelsen i 2004 ift. 2003 som følge af 2002-finansloven på det statslige område er knap 2 pct.

Projektgruppen kan tilslutte sig, at Kirkeministeriet ønsker at indhøste besparelser på dette område, men argumentationen herfor bør ændres – f.eks. kunne man udmønte besparelserne i forhold til resultaterne af en benchmarkingundersøgelse i stil med den af projektgruppen gennemførte.

 

Ad ”Udligningstilskud”

Under henvisning til projektgruppens notat vedr. fællesfondens

udligningsordning for 2004 af 19 august anbefales det, at

fastsætte det ordinære udligningstilskud for 2004 til samme

nominelle niveau som i 2003 -  83,6 mio. kr.

 

Projektgruppen anbefaler endvidere, at Kirkeministeriet ikke

anvender restudligningsbeløbet i 2004 under henvisning til

nødvendigheden af at genopbygge kassebeholdningen samt at

nedbringe lån- og leasingforpligtelser yderligere.

 

Projektgruppen har taget Kirkeministeriets forhåndstilsagn

 vedr. 2004 til Højreby kommune på 864.000 kr. til efterretning,

jf. Kirkeministeriets skrivelse til Højreby kommune af 10. oktober.

 

Ad ”Øvrige udgifter” og ”Øvrige fællesudgifter”

Kirkeministeriet har ved mødet d. 24. september oplyst, at der var behov for en revurdering de budgetterede udgifter til konsulenthonorar. Projektgruppen er i forlængelse af møde d. 4. november blevet informeret om, at Kirkeministeriet hæver budgettet vedr. konsulenter fra 1,900 mio. kr. til 3,361 mio. kr. – svarende til en forhøjelse på 1,461 mio. kr.

 

Budgetposten indeholder to budgetreserver for hhv. IT-området (1,5 mio. kr.) og forsikringsområdet (5 mio. kr.).

 

Det er projektgruppens vurdering, at der ikke bør indgå budgetreserver under de enkelte budgetposter i fællesfondens budget – se afsnit om budgetteringsprincipper. Projektgruppen anbefaler derfor, at de afsatte reserver fjernes fra 2004 budgettet.

 

Ad ”Drift af folkekirkens IT-systemer, datatransmission”

På baggrund af projektgruppens gennemgang og vurdering af IT-budgettet for 2003 af 2. oktober og Kirkeministeriets besvarelse vedr. budget 2004 af 11. september er det vurderingen, at grundlaget for budgetteringen på IT-området i 2004 er utilstrækkeligt.

 

Projektgruppen anbefaler for det første, at Kirkeministeriet foretager en fuldstændig kortlægning af planlagte og udskudte aktiviteter (fra 2003 til 2004) på området (bl.a. udskydelsen af præsternes overgang fra SLS til FLØS), med henblik på at vurdere de budgetmæssige konsekvenser heraf, herunder de budgetmæssige konsekvenser af de udskudte aktiviteter fra 2003. Det skal bemærkes, at IT-kontorer – med vejledning fra projektgruppen – har igangsat en rebudgettering af hele IT-området med udgangspunkt i de planlagte og udskudte aktiviteter, hvilke efter projektgruppens vurdering vil forbedre budgetteringsgrundlaget for 2004 markant.

 

For det andet anbefaler projektgruppen, at der indhøstes yderligere besparelser på IT-området, dels som følge af de stærkt reducerede udgifter til DNK Etablering (fald på ca. 10 mio. kr. fra 2003 til 2004) og dels som følge af besparelsen i forbindelse med insourcingen af IT-kontoret, som har fuld budgetmæssig effekt i 2004. 

 

For det tredje anbefaler projektgruppen, at dele af de indhøstede besparelser anvendes til genanskaffelse af IT-udstyr m.v. (6 mio. kr.), der ellers var forudsat lånefinansieret (leaset), jf. Kirkeministeriets skrivelse af 11. september. Projektgruppen anbefaler generelt, at låne- og leasingforpligtelser i fællesfondens regi nedbringes indenfor for en overskuelig årrække, hvorfor indgåelse af nye leasingforpligtelser i 2004 vurderes uhensigtsmæssigt.

 

Ad ”Folkekirkens forsikringsordning”

Projektgruppen anbefaler, at forsikringsaftalen med Alm. Brand justeres i 2004, således at folkekirken i realiteten bliver selvforsikrende for tingskade, men opretholder Alm. Brand som administrator af forsikringen. Som supplement til fællesfonden stiller staten en lånegaranti, således at fællesfonden vil kunne optage et statsgaranteret lån, såfremt der opstår tingskader udover, hvad der kan finansieres af fællesfonden i det enkelte år.

 

 

 

Det anbefales endvidere, at den lokal selvrisiko for tingskade, der pr. 1. oktober 2003 udgør 5.000 kr. for tyveri per skade og 1.000-5.000 kr. for øvrige skader, laves om, således at de enkelte menighedsråd kommer til at bære en større del af risikoen.

 

Det kan overvejes enten at hæve beløbet per skade eller alternativt at menighedsrådene skal dække alle skadesudgifter op til et bestemt beløb, der fastsættes i relation til menighedsrådets samlede budget. Den nuværende selvrisiko er, på tråds af de seneste ændringer, efter projektgruppens opfattelse fortsat for lav.

 

Herudover anbefales det, at ansvars- og arbejdsskadeforsikring fortsat tegnes centralt med Alm. Brand, men at finansieringen heraf decentraliseres til menighedsrådene. Menighedsrådene skal således i 2004 indbetale en beregnet præmie til fællesfonden for ansvars- og arbejdsskadeforsikring.

 

Vedrørende budgetteringen anbefaler projektgruppen, at der budgetteres med den gennemsnitlig forsikringsrisiko (udgift) for tingskade. Den gennemsnitlige forsikringsudgift baseres på resultaterne af en Monte-Carlo-simulering af skadeudgifterne. Marsh& McLennan Companies har udfra den nuværende lokale selvrisiko beregnet de gennemsnitlige skadesudgifter for tingskade til 52,2 mio. kr. Dette tal bør dog justeres som følge af en eventuel forhøjelse af den lokale selvrisiko. I tabel 7 er angivet fællesfondens budget til forsikringer i 2003 og forslag til budget for 2004.

 

Tabel 7. Budget for forsikringer 2003 forslag til budget for 2004

	2003	2004
Administrationsbidrag Alm. Brand	2,1	3,25
Præmie ansvar/arbejdsskade Alm. Brand1	11,2	16,5
Præmie tingsskade Alm. Brand	22,5
Budgetteret selvrisiko fællesfonden2	40,0
Forventede skadesudgifter		52,2
Budgetterede udgifter	75,8	72,0
Præmie til ansvar/arbejdsskade opkræves fra menighedsråd		18,6
Budgetterede indtægter		18,6
Nettoudgifter til forsikring i fællesfonden	75,8	53,4

Noter

¹ Ansvar/arbejdsskade er budgetteret incl. miljøafgift på 4 pct. af præmien til arbejdsskade.

² Udover fællesfondens selvrisiko har de enkelte menighedsråd en selvrisiko, jf. ovenstående.

 

Det er endvidere projektgruppens anbefaling, at forudsætningerne for budgettet vedr. forsikring bør fremgå eksplicit af Kirkeministeriets anmærkninger til budgettet, særligt i lyset af den forøgede risiko for betydelige variationer i udgifterne hertil, som følge af selvforsikringsordningen.

 

I anmærkninger bør der derfor beskrives risikovurderingen (monte-carlo simulationen), der ligger til grund for beregningen af den gennemsnitlige forsikringsudgift.

 

Endvidere bør det fremgå af anmærkningerne til budgettet, at reserven og evt. en del af fællesfondens overskud er øremærket til et eventuelt merforbrug på forsikringsområdet.

 

Ad ”Tilskud”

Fra og med marts 2003 er Undervisningsministeriet begyndt at opkræve et administrationshonorar for driften af SLS (StatensLønSystem), som Undervisningsministeriet varetager. Lønadministrationen omfatter præster, biskopper og Kirkeministeriets departements personale.

 

Projektgruppen anbefaler, at lønadministrationsudgifterne fordeles således, at Kirkeministeriets departement betaler for lønadministrationen af personale i departementet samt lønadministrationen af biskopperne. Det anslåede forbrug til lønadministration af Kirkeministeriets departement samt biskopper skønnes at være 1/3 årsværk for en kontorfuldmægtig[5] svarende til ca. 0,1 mio. kr. årligt.

 

I modsætning til biskopperne, hvor staten afholder den fulde løn og pension, udøver staten et årligt tilskud til fællesfonden svarende til 40 pct. af fællesfondens udgifter til lønninger til provster og præster, jf. LBK nr. 537 af 24/6 1997. Da der er tale om et statsligt tilskud, og da fællesfonden afholder alle øvrige administrationsomkostninger ifm. lønninger til præster og provsters, vurderes det, at fællesfonden derfor også skal afholde den fulde udgift til Undervisningsministeriets lønadministration for præster og provster. Det anslåede forbrug til lønadministration af præste- og provstelønninger skønnes at være 1 fuldtids ekspeditionssekretær samt 1 fuldtids kontorfuldmægtig (se note 6) svarende til ca. 0,6 mio. kr. årligt.

 

 

Ad ”Folkekirkens institutioner”

Det er projektgruppens overordnede vurdering, at grundlaget for budgettering for folkekirkens institutioner[6] er utilstrækkeligt som følge af manglende aktivitetsforudsætninger. Budgettet for 2004 svarer hovedsagligt til det reviderede budget for 2003, med undtagelse af ”Uddannelse og efteruddannelse af præster”, der er beskåret med ca. 0,5 mio. kr.. Det skal dog bemærkes, at der på området som helhed indhøstes en besparelse svarende til prisudviklingen – institutionernes budgetter er således uændrede i forhold til 2003.

Projektgruppen anbefaler, at Kirkeministeriet på længere sigt udformer en budgetmodel, der skaber sammenhæng mellem institutionernes aktiviteter (antal kursister, antal kursusdage etc.) og den budgetmæssige ramme. Endvidere anbefales det, at der ligeledes indføres en form for kontraktstyring på området, således at der kan opstilles mål for opgavevaretagelsen i de enkelte institutioner og desuden følges op i forhold til målopfyldelsen. Projektgruppen vil uddybe disse anbefalinger i den endelige afrapportering.

 

Budgetstruktur

I forbindelse med projektgruppens gennemgang af budgettet for 2004 er vi blevet opmærksomme på nogle forhold i budgetstrukturen, som vi vil forslå ændret.

 

Som bilag 4 og 5 har vi vedlagt et forslag til ændret budgetopstilling.

 

I forhold til det oprindelige budget for Fællesfonden for 2004 er de væsentligste ændringer, at der forslås udarbejdet et driftsbudget (bilag 4) og et statusbudget (bilag 5).

 

Af mere specifikke ændringer skal følgende forslag fremhæves:

·     Under udgifter er der tilføjet en budgetreserve benævnt ”generel reserve”, der henvises til nedenstående afsnit.

 

·     Under indtægter indsættes budgetposten ”Refusioner fra menighedsrådene vedr. IT-opgaver”. Regnskabs-/budgetposten omfatter den refusion, som Fællesfonden modtager fra menighedsrådene for udførelse af IT-opgaver.

 

·     Under indtægter indsættes endvidere budgetposten ”Indtægter vedr. ansvar/arbejdsskade forsikring”. Regnskabs-/budgetposten omfatter den refusion, som Fællesfonden modtager fra menighedsrådene/provstiudvalget for ansvar og arbejdsskade forsikring.

 

·     Som driftsudgift indsættes regnskabs-/budgetposten ”Afskrivninger”. Posten omfatter bl.a. afskrivninger på leasingaktiver, jf. nedenstående afsnit.

 

·     Der foreslås en opdeling af renteindtægter og renteudgifter. Opdelingen foreslås for at undgå nettoposteringer i forbindelse med budgetlægningen. Under renteudgifter indgår regnskabsposten  ”Renteudgifter vedr. leasingforpligtelser”.  Afdragsdelen af leasingydelsen posteres som en nedsættelse af leasingforpligtelsen under passiverne.

 

·     Der foreslås en underopdeling af de budget-/regnskabsposter, der tidligere indgik samlet under  budget-/regnskabsposten  ”Folkekirkens institutioner”.

·     Vedrørende Folkekirkens forsikringsordning foreslås en opdeling i ”Administrationsudgifter” og i  ” Forsikringserstatninger”.

 

Budgetteringsprincipper

Under henvisning til projektgruppens notat af 30. september vedr. regnskabsmæssig behandling af leasing anbefales nye principper for regnskabsmæssig håndtering af leasing. Den foreslåede budgetskabelon, jf. bilag 4 og 5, er opstillet med disse principper in mente.

 

Med henblik på at opnå en større gennemsigtighed i Fællesfondens budget for 2004 anbefaler projektgruppen, at der budgetmæssigt sondres tydeligt mellem udgifter og indtægter i opstillingen og styringen af budgettet. Fremover bør Fællesfonden styres entydigt i forhold til udgiftsrammen uafhængigt af de løbende variationer i indtægtsgrundlaget (primært som følge af varierende kapitalafkast). Budgetskabelonen i bilag 3 er opstillet i henhold til dette princip.

 

Størrelsen af de enkelte poster i fællesfondens budget bør repræsenterer det bedste skøn over de forventede udgifter på området. Dog anbefaler projektgruppen, at der indarbejdes en generel reserve i budgettet til afholdelse af uforudsete merudgifter - primært til forsikring. Reservens størrelse (f.eks. 5 mio. kr.) skal fremgå tydeligt af budgettet. Endvidere anbefales det, at der udarbejdes en procedure for, hvem der kan disponere over reserven (f.eks. ministeren) og på hvilket tidspunkter af året.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilag 1 - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

 

Benchmarking af stiftsadministrationerne

Benchmarking handler om at lære af de bedste. Målet er at identificere problemområder og forbedringspotentiale, udveksle erfaringer og stimulere til fortsat udvikling af kvalitet og effektivitet.[7]

 

Benchmarking går i al sin enkelhed ud på systematisk at sammenligne forskellige institutioners resultater samt de metoder, der anvendes for at nå resultaterne.

 

Ved at synliggøre forskelle mellem institutioner er der åbnet op for, at der kan læres af de bedstes erfaringer, så der samlet set opnås bedre resultater.

 

I det følgende har projektgruppen med udgangspunkt i stiftsadministrationernes ressourceforbrug samt anvendte årsværk foretaget en simpel benchmarking af udgiftsforbruget pr. årsværk. Udgangspunktet for benchmarkingen er, at stifterne tilnærmelsesvist har den samme opgaveportefølje og dermed det samme behov for løn- og driftsudgifter pr. årsværk. Analysens resultater fremgår af bilag 2 og 3.

 

Ovenstående benchmarking giver ikke noget grundlag for at pege på årsager til de konstaterede forskelle. Forskellene kan skyldes en række styrbare og ikke-styrbare faktorer for det enkelte stift. De styrbare faktorer kan f.eks. være den interne ressourceprioritering og arbejdstilrettelæggelse, mens de ikke-styrbare faktorer kan være antallet af "vanskelige" sager.

 

Datagrundlaget til brug ved benchmarkingen er uddraget fra Årsrapport for fællesfonden 2002, hvori ressourceforbrug og årsværksforbrug for de enkelte stiftsadministrationer er opført. 

 

Analysen viser, at der er stor variation i de gennemsnitlige lønudgifter pr. årsværk mellem stifterne. Det billigste stift -Aalborg Stift- anvender gennemsnitlig 319.219 kr. i løn pr. årsværk, mens det dyreste stift - Helsingør Stift - anvender gennemsnitligt 388.926 kr. i løn pr. årsværk. De gennemsnitlige lønudgifter pr. årsværk på tværs af stifterne udgør til sammenligning 354.746 kr. pr. årsværk.

 

Anvendes de gennemsnitlige driftsudgifter[8] pr. årsværk i de enkelte stifter som benchmark, tegner der sig et andet billede.

Bilag 1 fortsat - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

Det billigste stift  - Helsingør Stift -  anvender gennemsnitligt 149.213 kr. i driftsudgifter pr. årsværk, mens det dyreste stift - Københavns Stift - i gennemsnit anvender 276.933 kr. i driftsudgifter pr. årsværk. De gennemsnitlige driftsudgifter pr. årsværk på tværs af stifterne udgør til sammenligning 178.919 kr. pr. årsværk.

 

Besparelsespotentiale ved best- practice og average-pracitice

Med udgangspunkt i stiftsadministrationernes gennemsnitlige løn- og driftsudgifter pr. årsværk har projektgruppen udregnet besparelsespotentiale i forhold til følgende scenarier:

 

·     Best-practice. De 9 dyreste stifter reducerer udgifterne pr. årsværk til det samme niveau som det billigste stift.

 

·     Average-practice. De stifter, der har udgifter pr. årsværk, som ligger højere end gennemsnittet, reducerer udgifterne til det gennemsnitlige niveau på tværs af stifterne samtidig med, at de billigste stifter (dem der ligger under gennemsnittet) bibeholder deres nuværende udgiftsniveau.

 

Besparelsespotentialerne er opgjort som det beløb, der kunne spares i Fællesfonden i 2002, hvis stifternes performede i henhold til ovenstående scenarier. Resultatet fremgår af tabel 1.

 

Tabel 1 Besparelsespotentiale for Fællesfonden (2002-priser)

Scenarier	Besparelsespotentiale
Best-praice – lønudgift	4,0 mio. kr.
Average-practice – lønudgift	1,0 mio. kr.
Best-practice – driftsudgift	3,3 mio. kr.
Average-practice – driftsudgift	1,5 mio. kr.

 

Af tabel 1 fremgår det, at der for average-practice scenariet er et samlet besparelsespotentiale på 2,5 mio. kr. – hvis der både indhøstes besparelser i forhold til løn- og driftsudgifter, mens der ved best-practice scenariet er et samlet besparelsespotentiale på 7,3 mio. kr.

 

Ovenstående resultat indikerer, efter projektgruppens opfattelse, at der er mulighed for at indhøste yderligere besparelser i visse af stiftsadministrationernes drift i 2004 og fremefter. Fastsættelsen af størrelsen på det faktiske besparelsespotentiale forudsætter en mere dybdegående analyse end ovenstående, idet der som tidligere nævnt kan være ”naturlige” forklaring på visse af de konstaterede forskelle mellem stifterne – f.eks. regionale forskelle i aktivitetsniveauet.

 

Bilag 2 - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilag 3 - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilag 4 - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilag 4 fortsat - Notat vedr. fællesfondens budget 2004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bilag 5 - Notat vedr. fællesfondens budget 2004